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Warum Sie sich 2018 (auch) mit UCC beschäftigen sollten

Frank Heuer

Frank HeuerDer All-IP-Countdown läuft. Bis Ende dieses Jahres soll in Deutschland die Umstellung vom ISDN- auf das All-IP-Netz abgeschlossen werden. Dies sollte als Chance begriffen werden, die Weichen für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zu stellen. Welche Lösungen können dabei helfen – und wie kann dabei Investitionsaufwand gespart werden?

Viele Unternehmen haben sie bereits hinter sich, anderen steht sie noch bevor, und manche von diesen sehen sie mit leichtem Unbehagen: Die Umstellung vom ISDN- auf das All-IP-Netz steht nun in diesem Jahr in Deutschland vor der Vollendung. Die Kündigung des Telefonanschlusses, die weitere Nutzbarkeit von Alarmeinrichtungen und die eventuell notwendige Anschaffung neuer Telekommunikationstechnik sind einige von verschiedenen Sorgen, die wir in diesen Tagen im Kreise unserer Anwenderkunden vernehmen. Wenn sich auch für die meisten Unternehmen die Umstellung leichter als befürchtet darstellt, ist dies doch ein Thema, das mit der notwendigen Aufmerksamkeit und Planmäßigkeit angegangen werden sollte, um weiterhin über die gewohnten Funktionalitäten verfügen zu können. Denn Festnetztelefonie ist trotz aller Alternativen immer noch ein zentrales Kommunikationsmittel der Unternehmen.

Die All-IP-Umstellung bietet auch Chancen!

Auch wenn sich manche Firmen unter Zugzwang sehen, empfehlen wir, die All-IP-Umstellung nicht nur als Herausforderung, sondern auch vor allem als Chance zu betrachten, denn dies ist die Gelegenheit, sich neue Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit zu erschließen.

Sicherlich ist dazu zunächst erforderlich, sich einen Überblick über den Markt zu verschaffen. Insbesondere Unternehmen etwa, die sich beim Thema (Tele-) Kommunikation bisher darauf beschränkt haben, alle zehn Jahre den Mietvertrag ihrer Telefonanlage zu verlängern, werden dabei neue Optionen entdecken. Denn während die Möglichkeiten der Unternehmenskommunikation bis vor einigen Jahren noch sehr übersichtlich waren, gibt es heute eine Vielzahl von Optionen und unterschiedliche Bereitstellungsmodelle. Auch die Anbieterlandschaft hat sich erheblich gewandelt, manch ein etablierter Provider ist verschwunden, viele neue Anbieter sind auf den Markt gekommen.

So besteht mit der All-IP-Umstellung nicht nur die Gelegenheit, die Telekommunikationstechnik auf den neuesten Stand zu bringen, sondern auch den heutigen Anforderungen effizienter Zusammenarbeit besser zu entsprechen. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird immer weniger an einen Ort, sprich das Firmenbüro, gebunden sein. Mitarbeiter müssen in einer globalisierten Welt und wettbewerbsintensiveren Wirtschaft immer häufiger bei den Kunden vor Ort sein und nutzen entsprechend mobile Endgeräte, um mit ihren Kollegen im Kontakt zu bleiben. In diesem Zusammenhang der „virtuellen Teams“ sind auch im Mittelstand immer häufiger Home Offices und (weltweit) verteilte Mitarbeiter zu nennen, die in unterschiedlichen Niederlassungen oder bei Kunden oder Partnern im Einsatz sind. Trotz - oder besser gerade - aufgrund der Verteilung der Mitarbeiter in Arbeitsgruppen müssen diese weiterhin zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren können. Um den Austausch in diesen „virtuellen Teams“ zu ermöglichen, gibt es inzwischen eine Vielzahl von Kommunikationsmitteln.

Die zunehmende Anzahl der Kommunikationsmittel überfordert die Mitarbeiter aber immer häufiger, die Effizienz leidet. Effizienter kommunizieren zu können, ist der Ansatz von Unified Communications & Collaboration (UCC), indem UCC-Lösungen die verschiedenen Kommunikationskanäle in einer einheitlichen Plattform integrieren und über die Präsenzfunktion die Erreichbarkeit der Kontakte anzeigt wird. UCC wird auch für kleinere und mittelgroße Unternehmen immer interessanter, da auch hier Mitarbeiter immer mobiler werden, Home Offices sich zunehmend durchsetzen und die Unternehmen auch immer häufiger in die Lieferkette großer Partnerfirmen eingebunden sind. Für letzteren Fall ist die „Federation“-Funktion nützlich, welche die Einbindung in eine UCC-Lösung eines anderen Unternehmens ermöglicht. UCC wird mehr und mehr zu einem zentralen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes (siehe dazu auch den ausführlicheren Beitrag zu diesem Thema).

Eine weitere Option, die neben UCC erwägenswert bei der Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation ist, ist Social Collaboration. Der Ansatz besteht hierbei u.a. darin, die Effizienzverluste die durch die „E-Mail-Flut“ entstehen, zur verringern: Immer mehr wird das nützliche Instrument der E-Mail für Zwecke genutzt, für die es nicht geschaffen wurde, wie etwa allgemeine Informationen oder Koordinierungen mit großem Adressatenkreis, die dann häufig auch Empfänger einschließen, für die die Nachricht nicht relevant sind. Im Zuge von Social Collaboration werden – ähnlich wie bei Sozialen Netzwerken – Informationen nicht versandt, sondern auf einer Plattform geteilt. Dies ersetzt nicht das Werkzeug der E-Mail, sondern soll sie von Ballast befreien, so dass sie wieder mehr auf ihren Zweck als zeitnahes, direktes Kommunikationsmittel konzentriert werden kann.

Zunehmend werden auf dem Markt auch Lösungen angeboten, die Social-Collaboration- und UCC-Funktionen in sich vereinigen.

Immer mehr Unternehmen in Deutschland erkennen die Vorteile von UCC, so werden die Ausgaben für UCC-Hard- und -Software hierzulande in diesem Jahr um fast zehn Prozent steigen. Das ist ein Zuwachs, der deutlich über dem des deutschen IT-Gesamtmarktes liegt. Noch mehr wird der hiesige Markt für Social Enterprise Networking Suites zulegen, und zwar um 29 Prozent.

Keine Sorge vor hohen Investitionen

Wie generell bei der Einführung von neuer Technologie im Unternehmen stellt sich auch hinsichtlich neuer Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit die Frage, wie die Beschaffung finanziert werden soll. Gerade in mittelständischen Unternehmen sind die Kapitalmittel oft knapp. Hierbei ist es günstig, dass gerade auch Lösungen für UCC und Social Collaboration in Form von Software as a Service angeboten werden, so dass anstelle von Investitionsaufwänden bedarfsabhängige laufende Kosten anfallen. Wie andere Cloud-Lösungen bieten diese darüber hinaus u.a. auch erhöhte Flexibilität und professionelles Management. Dass hier ein Nerv der Anwenderunternehmen getroffen wird, zeigt sich etwa in den Ausgaben für UCC as a Service, die in diesem Jahr in Deutschland um fast 20 Prozent wachsen werden.

Für Fragen, weitere Informationen – z.B. zu einem Vergleich der UCC-as-a-Service-Anbieter - und Anmerkungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte schreiben Sie an frank.heuer@isg-one.com.